Mediacja to dobrowolna i poufna metoda rozwiązywania konfliktów, charakteryzująca się własną dynamiką i jasno zdefiniowanymi etapami. Poniższy model, który uznajemy za szczególnie korzystny, koncentruje się na budowaniu zaufania i zrozumienia przed rozpoczęciem wspólnych rozmów.

Etap 1: Inicjacja i indywidualne spotkania wstępne.

Po zgłoszeniu konfliktu do mediatora,  nawiązuje on niezwłocznie kontakt ze stronami sporu w celu umówienia osobnych, indywidualnych spotkań wstępnych.

Cele spotkań indywidualnych:

1. Informacja: mediator przedstawia stronom istotę mediacji, jej zasady (w tym poufność i dobrowolność) oraz swoją rolę w mediacji.
2. Uzyskanie zgody: następuje formalne odebranie zgody na udział w procesie mediacyjnym.
3. Ustalenie stanu faktycznego: strony mają możliwość w bezpiecznych warunkach przedstawić mediatorowi swoją perspektywę konfliktu – jego przyczyny, przebieg, a także praktyczne, czy emocjonalne skutki.

Etap 2: Wspólne posiedzenie mediacyjne.

Dopiero po uzyskaniu pisemnej zgody wszystkich stron na udział w mediacji, mediator organizuje wspólne posiedzenie. Ten etap jest poświęcony aktywnym rozmowom, negocjacjom.

Przebieg posiedzenia:

• mediator pełni funkcję bezstronnego facylitatora, pomagając stronom w komunikowaniu ich propozycji i oczekiwań.
• mediacja trwa do momentu wypracowania satysfakcjonującego i obustronnie akceptowalnego rozwiązania (ugody) lub do innego, zgodnego z zasadami, zakończenia mediacji (np. w przypadku rezygnacji jednej ze stron).

Etap 3: Finalizacja mediacji. Dokumenty.

W przypadku pomyślnego zakończenia mediacji i znalezienia konsensusu, przechodzi się do formalnego uregulowania ustaleń.

Ugoda mediacyjna. 

Mediator sporządza pisemne porozumienie zwane ugodą mediacyjną, które szczegółowo opisuje wypracowane rozwiązania i jest podpisywane przez wszystkie strony.

Protokół (sprawozdanie) z mediacji. 

Niezależnie od wyniku, sporządzany jest protokół (sprawozdanie) końcowy. Dokument ten zawiera wyłącznie niezbędne dane administracyjne:

• Informacje identyfikujące strony konfliktu.
• Dane mediatorów prowadzących sprawę.
• Daty odbytych spotkań.
• Wynik mediacji (zawarcie ugody lub jej brak).

Należy podkreślić, że do protokołu (sprawozdania) nie wpisuje się żadnych szczegółów z przebiegu rozmów ani treści merytorycznych związanych z samym konfliktem, co jest gwarancją poufności procesu.